Po zmianie stanu wiadomo, kto przejmuje sprawę i co powinien zrobić.
Przepływ pracy
Statusy, powiadomienia i zadania
Automatyzacja reaguje na zmianę statusu, termin lub brak działania. Tworzy kolejny krok, przypisuje go właściwej osobie i wysyła potrzebne przypomnienie bez ręcznego sprawdzania każdej sprawy.
Opisz procesZobacz, jak działaWartość
Proces nie zależy od pamięci jednej osoby
Dobra automatyzacja powiadamia tylko wtedy, gdy odbiorca może podjąć działanie. Nie mnoży komunikatów i nie ukrywa odpowiedzialności za wykonanie zadania.
Terminy i brak aktywności są kontrolowane zgodnie z ustalonymi regułami.
Właściciel procesu otrzymuje informację dopiero wtedy, gdy potrzebna jest interwencja.
Działanie
Od zmiany statusu do zakończenia sprawy
1. Zdarzenie
Nowa sprawa, zmiana pola, zbliżający się termin lub brak działania uruchamia regułę.
2. Sprawdzenie warunków
Automatyzacja ocenia rodzaj sprawy, odpowiedzialność, termin i wymagane dane.
3. Kolejne zadanie
Tworzy zadanie z opisem, terminem i odnośnikiem do właściwego rekordu.
4. Powiadomienie
Wysyła krótki komunikat do osoby, która może wykonać następny krok.
5. Przypomnienie lub eskalacja
Jeśli zadanie nie zostało wykonane, uruchamia ustaloną ścieżkę bez zalewania zespołu alertami.
6. Zamknięcie i zapis
Po wykonaniu aktualizuje status i zachowuje historię przebiegu procesu.
Warunki
Co trzeba ustalić przed pilotem
Reguły odpowiedzialności
- statusy i ich znaczenie
- osoba odpowiedzialna za każdy krok
- terminy, przypomnienia i poziomy eskalacji
- sytuacje, w których reguła nie powinna działać
Użyteczne powiadomienia
Projektujemy komunikaty tak, aby zawierały kontekst i możliwość działania. Mierzymy także, czy automatyzacja nie tworzy nadmiaru alertów ignorowanych przez zespół.
Pilot
Jedna ścieżka i kilka mierzalnych terminów
Opisujemy przejścia, właścicieli, terminy i wyjątki.
Uruchamiamy zadania i powiadomienia dla wybranej grupy spraw.
Sprawdzamy terminowość, liczbę ręcznych przypomnień i reakcje użytkowników.
Kontakt
Opisz sprawę, którą dziś trzeba ręcznie pilnować
Napisz, jakie statusy występują, kto odpowiada za kolejne kroki i gdzie najczęściej pojawiają się opóźnienia.
Mateusz Sojka
sojka.mateusz@gmail.com
+48 604 128 888